Generiek functiehuis: ook binnen transport en logistiek

Binnen de transport en logistiek is men continu op zoek naar nieuwe innovaties op het gebied van supply chain, groen rijden en efficiënt werken. Bijna dagelijks worden nieuwe machines, en systemen ontwikkeld en processen meer lean ingericht. Opvallend blijft echter wel, dat het functiehuis zich binnen veel organisaties in de sector weinig aantrekt van deze innovaties en weinig aansluit op de wens om flexibeler en efficiënter te werken.

Een generiek functiehuis werkt! Ook binnen de transport en logistiek sector.


Een generiek functiehuis draagt bij aan een meer resultaatgerichte en efficiënte manier van werken binnen  bedrijven en als basis dienen voor de toepassing van andere HR-instrumenten zoals bijvoorbeeld beloning, beoordeling, ontwikkeling, mobiliteit, en strategische personeelsplanning. Er is daarbij uitdrukkelijk geen sprake van alleen een HR-aangelegenheid; om het generieke functiehuis succesvol in te zetten moet sprake zijn van een organisatiebrede aangelegenheid.

Door het project vanuit deze optiek in te steken en hier gedurende alle fasen in het project op aan te sturen, levert de inzet van medewerkers binnen een generiek functiehuis diverse efficiencyvoordelen op. Dit sluit mooi aan op de innovaties en efficiënte supply chain processen, waarmee proces en mens dezelfde richting op gaan. Daarnaast fungeren de resultaatgerichte functiebeschrijvingen als concreet hulpmiddel voor managers om medewerkers beter aan te kunnen sturen, te ontwikkelen en flexibel in te zetten.

magazijnstellingen

Wat is een generiek functiehuis?

Een generiek functiehuis is het tegenovergestelde van een specifiek functiehuis. In een specifiek
functiehuis worden de werkzaamheden heel specifiek beschreven. Alle afzonderlijke taken worden
hierin benoemd en de functies zijn soms op individuele basis toegespitst op tijdelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Er wordt veelal gekeken naar de huidige situatie en niet richting de toekomst of de gewenste richting vanuit de organisatie.

Een generiek functiehuis beschrijft de resultaten op hoofdlijnen die op een bepaald niveau van een
functie verwacht mogen worden. Binnen het generieke functiehuis worden een aantal functiefamilies
gedefinieerd, zoals techniek, onderhoud, leidinggevend, etc. Per functiefamilie worden de verschillende gewenste niveaus (niet te verwarren met functieniveaus!) bepaald. De functiebeschrijvingen die vervolgens zijn beschreven, zijn abstracter van aard en houden rekening met de toekomstbestendigheid van de functies en worden gelinkt aan de organisatiedoelstellingen en –processen. Een functiebeschrijving bestaat idealiter uit maximaal een vijftal resultaatgebieden. Per resultaatgebied wordt het proces binnen de functie en de verantwoordelijkheid van de betreffende functie op de verschillende huidige en toekomstig gewenste niveaus beschreven.

Ook binnen transport- en logistieke bedrijven kan dit dus voor meer flexibiliteit, resultaatgerichtheid en efficiëntie zorgen. U hoeft namelijk niet meer iedere afzonderlijke taak van een medewerker of functie
te beschrijven, maar kunt zich concentreren op de uiteindelijke resultaten op hoofdlijnen. Daarnaast
kan deze manier van het beschrijven en inrichten van functies vakgebied-onafhankelijk plaatsvinden.
Of een order-picker nu bloembollen of kruidenierswaren pickt, doet er in dit geval niet toe. Dit heeft als
groot voordeel dat de uitwisselbaarheid van medewerkers kan toenemen en dat zij flexibel kunnen worden ingezet voor uiteenlopende werkzaamheden die passen bij het niveau.

Waarom geschikt en interessant voor transport- en logistieke bedrijven?


Binnen veel transport- en logistieke bedrijven is geen HR-afdeling aanwezig die kennis heeft van de HR-processen en in het bijzonder van functiebeschrijven en -waarderen. Bij relatief kleinere bedrijven wordt de behoefte om te werken met een generiek functiehuis vaak minder sterk ervaren. Naarmate het bedrijf echter groeit, en daarmee de processen en het personeelsbestand, zal naar alle waarschijnlijkheid het aantal functiebeschrijvingen ook toenemen. Hierdoor zien wij vaak een wildgroei aan (vaak persoonsgebonden) functies ontstaan die niet meer als hulpmiddel kunnen dienen voor het management om te sturen op het functioneren en de ontwikkeling van medewerkers.

Daarnaast is functiebeschrijven en –waarderen een specialisme op zichzelf en is niet iedere HR-medewerker/-adviseur toegerust met deze specialistische kennis en ervaring. Door eenmalig een stevig functiehuis te ontwikkelen, waarbij tijdelijk externe hulp kan worden ingeschakeld dan wel een intensieve training kan worden gevolgd, wordt het onderhoud tot een minimum beperkt.

Vanwege de efficiencyvoordelen dat invoering van een generiek functiehuis oplevert en het feit dat het veel minder onderhoudsgevoelig is, sluit het naar de mening van HR-adviesbureau Human Capital Group één op één aan op de ontwikkelingen binnen de sector. Een generiek functiehuis kan dus een groter doel dienen wanneer het onderdeel uitmaakt van een strategisch plan om hiermee organisatiedoelstellingen en efficiëntievoordelen te kunnen bereiken. Voorwaarden zijn wel dat vooraf een concreet en integraal plan wordt opgesteld, andere disciplines (dan HR) erbij worden betrokken en aan draagvlak moet worden gewerkt.

Kaders en planvorming

Om ervoor te zorgen dat het generieke functiehuis daadwerkelijk onderdeel uitmaakt van het
strategisch plan, is het cruciaal om in de voorbereidingsfase een aantal stappen te zetten. In deze
fase worden de kaders bedacht en uitgezet en worden visie en doelstellingen bepaald. Betrokkenheid
en draagvlak bij de directie en het management van alle disciplines binnen de organisatie is in deze
fase dan ook een belangrijke voorwaarde voor succes.

Het generieke functiehuis is hierbij één van de middelen om bij te dragen aan strategische doelen als
onderdeel van andere middelen. Meerdere disciplines kunnen worden geïntegreerd die ondersteunend zijn aan deze visie en doelstelling. Gedurende het gehele project dienen deze disciplines integraal te worden behandeld waardoor deze elkaar versterken en gezamenlijk tot het gewenste resultaat leiden.
Waarde toevoegen

magazijn

Zoals gezegd zijn visie en te bereiken doelstellingen het beginpunt. Daarnaast is aansluiting op alle
werkprocessen binnen de organisatie zeer belangrijk om uiteindelijk tot een instrument te komen die waarde toevoegt aan de organisatie. Belangrijk is dan ook om te definiëren welke (financiële en kwalitatieve) waarde het generieke functiehuis kan toevoegen.

Wat betreft de kwalitatieve waardetoevoeging kan worden gesteld dat het generieke functiehuis een bijdrage kan leveren aan een aantal actuele organisatiebrede relevante thema's waaraan de komende jaren veel aandacht zal worden besteed, zoals bijvoorbeeld:

- Flexibilisering van arbeid
- Strategische Personeelsplanning
- Mobiliteit
- Talentmanagement
- Loopbaanontwikkeling

De financiële waarde toevoeging ligt in het feit dat (naast minder onderhoud aan functiebeschrijvingen
en -waarderingen) gericht kan worden gestuurd op het aantal en de niveaus (formatie) die nodig zijn
om bepaalde doelstellingen (op afdelings- of organisatieniveau) te kunnen realiseren. Meer inzicht
door overzicht.

Communicatie

De betrokkenheid en draagvlak van de directie en het management van alle disciplines binnen de
organisatie is in de voorbereidingsfase verworven. Vervolgens dienen ook medewerkers betrokken te
worden bij dit project. Dit zijn uiteindelijk de mensen die straks invulling gaan geven aan de functies en
voor een groot deel het succes van het project bepalen.

Communicatie en informatieverstrekking dient plaats te vinden voorafgaand, tijdens en na
verschillende te doorlopen fasen binnen het project. Hierbij geldt wederom dat de overige betrokken
disciplines hun bijdrage kunnen leveren. In dit geval is inzet van de afdeling Communicatie en input
vanuit alle afdelingen belangrijk. De afdeling Communicatie heeft veel kennis van de manier van
succesvol communiceren binnen de organisatie, waar de afdelingen binnen de organisatie goed
kunnen inschatten aan welke communicatie / informatie behoefte is.

In ieder geval zijn er een aantal voorwaarden waaraan de communicatie dient te voldoen:

- Breng vooraf in kaart wie de sleutelfiguren binnen de organisatie zijn, hun veranderbaarheid
en hun invloed. Wie / wat zijn de drijvende en belemmerende krachten en op welke manier
zullen zij reageren op de verandering.
- Communiceer transparant en volledig.
- Laat de middelen en inhoud aansluiten op het integrale plan.
- Zorg ervoor dat de juiste informatie, op het juiste moment, in de juiste dosis en op de juiste manier bij de betrokkenen terecht komt.

Nazorg

Gedurende het project is het belangrijk dat continu wordt gemonitord of de vooraf bedachte visie en doelstellingen nog steeds behaald worden. Als er vervolgens ook draagvlak en betrokkenheid is
gecreëerd bij directie, management en medewerkers, hoeft niets het daadwerkelijke succes van een
generiek functiehuis in de weg te staan.

Als alle stappen succesvol zijn doorlopen en het generieke functiehuis inhoudelijk is opgesteld, gaat het pas echt beginnen. De betrokkenen moeten nu ook daadwerkelijk anders gaan werken. Alle aandacht is nu van het project af en de dagelijkse praktijk gaat de overhand weer nemen. Hoe zorgen we er vervolgens als organisatie voor dat de nieuwe manier van werken levend blijft en we niet op de 'oude voet' verder gaan? Belangrijk is dat hieraan achteraf nog steeds periodiek aandacht wordt besteed. Een sterk nazorgplanis daarom belangrijk. Het project is niet af na de feitelijke afronding van het inhoudelijke gedeelte. Ook hier is het belangrijk om de diverse disciplines te betrekken.

Zoals hierboven valt te lezen levert een generiek functiehuis dus een nadrukkelijke bijdrage aan het
realiseren van de organisatiedoelstellingen, waarbij meerdere disciplines betrokken kunnen zijn.
Hierdoor is het niet alleen een HR-aangelegenheid, maar wordt hier organisatiebreed en op
strategisch niveau door het management verantwoordelijkheid voor gedragen. Dit zorgt ervoor dat een
andere manier van werken en denken kan worden bewerkstelligd. Een generiek functiehuis dus als
middel om organisatiedoelstellingen en niet als doel op zich, dat zou het uitgangspunt moeten zijn! En
dit is ook mogelijk binnen transport- en logistieke bedrijven.

Bronnen:

- HR Praktijk

- Lisette de Greef @ HR Praktijk
- Lisette de Greef @ LinkedIn