Voorraadbeheer voor een klein magazijn in 5 stappen

Een uitpuilende opslag of juist misgrijpen tijdens een drukke werkdag? Veel bedrijven worstelen met hun voorraadbeheer. En dat is niet gek. Je wilt geen kapitaal vastzetten in spullen die niet lopen, maar je wilt ook je klant niet teleurstellen. Voorraadbeheer lijkt iets voor grote logistieke bedrijven, maar is juist ook voor een klein bedrijf essentieel. In dit artikel geven we je daarom antwoord op vragen zoals: Wat is voorraadbeheer? Waarom is het belangrijk? En hoe pak je je voorraadbeheer slim aan?

Voorraadbeheer betekent dat je altijd de juiste producten op het juiste moment beschikbaar hebt, zonder ruimte of geld te verspillen. Het gaat om het plannen van je inkoop, het slim opslaan van artikelen, het bijhouden van voorraadniveaus en zorgen voor een soepele doorstroom van producten. 

Voor kleine bedrijven betekent dit vaak dat je met beperkte ruimte en tijd tóch slimme keuzes moet maken. Zeker als jij zelf ook degene bent die de orders inpakt of op pad gaat naar klanten.

Veel ondernemers werken vanuit een kleine loods, een magazijn achter het kantoor, of zelfs vanuit huis. Dan is voorraadbeheer geen bijzaak, maar juist cruciaal. 

Goede voorraadbeheer helpt je om:

• misgrijpen of dubbele bestellingen bij leveranciers te voorkomen;
• tijd te besparen doordat je producten sneller terugvindt;
• je magazijnruimte efficiënter te benutten;
• levertijden richting klanten kort te houden;
• grip te houden op je kosten. 

Of je nu een technische groothandel runt, een webshop vanuit huis beheert of een bouwbedrijf hebt met een kleine loods: voorraadbeheer speelt een belangrijke rol in je bedrijfsvoering.

Voorraadbeheer is meer dan alleen weten hoeveel producten je in de opslag hebt. Er zijn verschillende onderdelen waar je aan moet denken:

1. Voorraadregistratie & locatiebeheer: precies weten wat je hebt, waar het ligt en dit op een overzichtelijke manier coderen.
2. Bestelbeheer: op tijd en in de juiste hoeveelheid bestellen. 
3. Voorraadtellingen: regelmatig controleren of je administratie overeenkomt met de werkelijkheid.
4. Verbruiksregistratie: inzicht krijgen in welke producten snel lopen en welke blijven liggen.

Voorraadbeheer in een klein magazijn vereist een andere aanpak dan grote distributiecentra. Je hebt waarschijnlijk beperkte ruimte en een kleinere buffer voor fouten. Daarom is het extra belangrijk om gestructureerd te werk te gaan.

Begin altijd met kijken wat je al in huis hebt. Wat heb je op voorraad? Hoeveel stuks? En waar ligt het opgeslagen? Een duidelijk overzicht is de basis van elk voorraadbeheersysteem.

Tip: Je hoeft geen dure of complexe systemen te hebben om goed voorraadbeheer te doen. Veel bedrijven starten met een simpele Excelsheet of (gratis) voorraad-software. Houd het simpel, maar wél strak. Je hebt liever een goed bijgewerkte lijst op papier, dan een geavanceerd systeem dat niemand gebruikt. Wat vooral belangrijk is, is dat je het consequent bijhoudt.

Een belangrijke tweede stap is om je magazijn logisch in te delen. Werk met duidelijke labels op magazijnstellingen, kasten en bakken en gebruik een vast systeem voor locatiecodes op je producten, zodat je ze altijd snel kunt terugvinden. 
Bijvoorbeeld: een code zoals A-1-3 kan verwijzen naar gang A, rek 1 en plank 3.  

Bekijk regelmatig of de indeling nog logisch is. Groeit je assortiment? Dan kan het handig zijn om zones in te richten per productgroep of om veelgebruikte producten naar voren te verplaatsen. Ook zorg je er natuurlijk voor dat looppaden vrij blijven van obstakels en dat er voldoende verlichting is voor een veilige en overzichtelijke werkplek. Zo houd je het overzicht en werk je efficiënter. 

Bepaal bij welk voorraadniveau je moet bijbestellen. Bijvoorbeeld: bij minder dan vijf stuks, plaats je een nieuwe bestelling. Zo weet je precies wanneer het weer tijd is om je voorraad aan te vullen, zonder dat je met overschotten komt te zitten. 

Voorraadtellingen helpen om afwijkingen en fouten snel te ontdekken. Het is daarom handig om vaste momenten in te plannen voor tellingen: bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal. Zo houd je de gegevens actueel en betrouwbaar.

Werk je met een klein team? Zorg dat iedereen weet hoe het voorraadbeheer werkt. Maak duidelijke afspraken over wie wat bijhoudt, wanneer je telt en hoe je producten opslaat of verplaatst.

Kleine bedrijven maken vaak dezelfde fouten in voorraadbeheer. 

1. Bestellen zonder naar de cijfers te kijken: Een eerste veelvoorkomende fout is het bestellen van voorraad op basis van gevoel in plaats van op basis van data. Dit leidt vaak tot een vol magazijn met artikelen die niet verkopen.
   Hoe voorkom je deze fout? Houd bij welke producten het beste verkopen en focus je juist op die producten. 
   
2. Onoverzichtelijk opslagruimte: Een andere valkuil is een onoverzichtelijke opslagruimte. Als producten geen vaste plek hebben of niet duidelijk gelabeld zijn, kost het veel tijd om iets terug te vinden, en ontstaan er sneller fouten. Een rommelig magazijn zorgt bovendien voor frustratie, verlies van tijd en verhoogt het risico op fouten.
   Hoe voorkom je deze fout? Bedenk welke producten logisch bij elkaar zouden moeten staan, en zorg dat bestsellers makkelijk te bereiken zijn. 
   
3. Levertijden vergeten: Een laatste valkuil is het vergeten om rekening te houden met levertijden. Als je te laat bestelt, kan het zijn dat je een tijd zonder voorraad komt te zitten.
   Hoe voorkom je deze fout? Maak een tijdige inschatting en stel bestelpunten in. Bijvoorbeeld: als je leverancier twee weken nodig heeft om je producten te leveren en je verkoopt gemiddeld 10 stuks per week, moet je bestellen als je voorraad op 20 stuks staat – niet pas als alles op is.

Goed voorraadbeheer hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar vraagt wel om structuur en discipline. Begin met de basis: weet wat je hebt, voorspel wat je nodig hebt en creëer structuur en overzicht in je opslagruimte. Gebruik simpele hulpmiddelen en bouw je systeem stap voor stap uit.

Het belangrijkste is dat je begint. Zelfs een eenvoudig excel-bestand is beter dan helemaal geen systeem. Naarmate je bedrijf groeit, kun je investeren in betere tools en processen. Maar de fundamenten – planning, controle en consistentie – blijven hetzelfde, ongeacht de grootte van je bedrijf. Met de juiste aanpak wordt voorraadbeheer een hulpmiddel dat je bedrijf vooruit helpt.

Neem vrijblijvend contact met ons op voor advies of ontdek ons volledige aanbod online.