Een cyberaanval of IT-storing in het magazijn kan grote gevolgen hebben voor de logistiek. Scanners werken niet meer, voorraadgegevens zijn tijdelijk onbereikbaar en automatische systemen vallen mogelijk stil. De recente IT-problemen bij Albert Heijn laten zien hoe snel een digitale storing kan doorwerken in distributiecentra en winkelbevoorrading.
Maar hoe zorg je ervoor dat je magazijn ook zonder digitale systemen blijft functioneren? Naast cybersecurity, back-ups en duidelijke noodprocedures speelt ook de fysieke magazijninrichting een belangrijke rol.
Met een slimme inrichting kunnen medewerkers bij een IT-storing sneller overschakelen op handmatige processen. In dit artikel lees je hoe je jouw magazijn hierop voorbereidt.
Belangrijkste punten:
-
Zorg voor duidelijke locatieaanduidingen. Met goed zichtbare locatielabels, logische nummering en kleurcodes kunnen medewerkers ook zonder scanners snel de juiste producten vinden.
-
Plaats snellopers strategisch. Zet veelgevraagde artikelen op goed bereikbare locaties, zodat prioritaire orders ook bij handmatige orderverwerking efficiënt kunnen worden verzameld.
-
Houd alternatieve routes vrij. Zorg dat medewerkers goederen handmatig kunnen verplaatsen wanneer automatische systemen, rollenbanen of andere logistieke installaties uitvallen.
-
Richt een fysieke noodwerkplek in. Zorg voor een vaste plek met picklijsten, papier, schrijfmateriaal, labels en andere benodigdheden om tijdelijk zonder digitale systemen te kunnen werken.
Waarom je magazijn voorbereiden op IT-storingen?
Het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) waarschuwt dat cyberdreigingen steeds diverser en onvoorspelbaarder worden. Ook de afhankelijkheid van digitale systemen kan de gevolgen van een incident vergroten.
Magazijnen zijn steeds afhankelijker van digitale systemen voor voorraadbeheer, orderverwerking en interne logistiek. Valt een systeem uit, dan kan dat de dagelijkse werkzaamheden ernstig verstoren.
Hoe groot de gevolgen kunnen zijn, blijkt uit de recente IT-problemen bij Albert Heijn. Volgens de NOS kan het na het opstarten van de systemen nog weken duren voordat alle processen weer volledig functioneren. In die periode kunnen vertragingen, extra personeelskosten en omzetverlies flink in de papieren lopen.
Door vooraf na te denken over alternatieve werkprocessen, beperk je deze gevolgen. Deze fysieke noodoplossingen vervangen digitale systemen niet, maar zorgen er wel voor dat je magazijn minder kwetsbaar is wanneer die systemen tijdelijk niet beschikbaar zijn.
5 tips om je magazijn voor te bereiden op een IT-storing
Met de volgende vijf tips bereid je je magazijn voor op een situatie waarin digitale systemen tijdelijk niet beschikbaar zijn.
1. Zorg voor duidelijke locatieaanduidingen
Wanneer scanners en digitale routebegeleiding niet beschikbaar zijn, moeten medewerkers mogelijk werken met papieren picklijsten of lokaal opgeslagen bestanden. Een logische indeling en duidelijke nummering van stellingen en gangpaden zijn dan extra belangrijk.
Zorg voor:
-
goed zichtbare en reflecterende locatie- en stellinglabels;
-
een logische nummering van stellingen en gangen;
-
duidelijke kleurcodes per zone;
-
controlegetallen op locatielabels.
Met controlegetallen kunnen medewerkers ook tijdens handmatig orderpicken controleren of ze bij de juiste locatie staan.
2. Plaats snellopende artikelen op strategische locaties
Een ABC-analyse helpt om artikelen in te delen op basis van hun omloopsnelheid of belang voor de orderverwerking. A-artikelen zijn producten die veel worden verkocht of een belangrijke rol spelen in het logistieke proces.
Plaats deze artikelen op goed bereikbare locaties, bijvoorbeeld dicht bij de inpak- en verzendzone. Dit verkort de loop- en rijafstanden tijdens het orderpicken.
Valt het magazijnsysteem uit? Dan kunnen medewerkers zich bij de handmatige verwerking eerst richten op prioritaire orders en de artikelen die daarvoor nodig zijn.
3. Houd rekening met alternatieve routes
Niet alleen scanners en voorraadsoftware kunnen uitvallen. Ook geautomatiseerde transportsystemen kunnen tijdens een IT-incident in het magazijn stil komen te staan. Denk bijvoorbeeld aan rollenbanen, automatisch geleide voertuigen (AGV’s) en shuttles.
Daardoor kunnen goederen niet altijd via de gebruikelijke route door het magazijn worden verplaatst.
Houd daarom voldoende vrije ruimte in de gangpaden voor handmatige orderverzameling. Medewerkers moeten bijvoorbeeld met een orderverzamelwagen door het magazijn kunnen bewegen zonder de veilige doorgang voor heftrucks en andere interne transportmiddelen te blokkeren.
Kijk daarnaast kritisch naar de magazijnindeling. Is er een alternatieve route naar de expeditie wanneer een geautomatiseerde zone of inpaklijn niet beschikbaar is? Door vooraf over alternatieve goederenstromen na te denken, voorkom je dat één geblokkeerde zone het hele logistieke proces stillegt.
4. Richt een fysieke noodwerkplek in
Bij een langdurige IT-storing kan het nodig zijn om tijdelijk volledig of gedeeltelijk analoog te werken. Een fysieke noodwerkplek biedt dan een oplossing.
Hier kunnen medewerkers:
-
papieren picklijsten sorteren;
-
verzamelde artikelen controleren;
-
orders administratief verwerken;
-
de verdere verwerking van orders coördineren.
Zorg op deze plek voor de materialen die medewerkers tijdens een storing nodig hebben. Denk aan printpapier, schrijfblokken, markers, tape en voorgedrukte verzendlabels.
Bewaar deze materialen op een vaste, bekende locatie. Zo hoeven medewerkers tijdens een storing niet eerst te zoeken naar de benodigde spullen.
5. Bescherm kritieke hardware
Ook de fysieke bescherming van IT-apparatuur verdient aandacht. Netwerkapparatuur, servers en andere kritieke hardware moeten veilig zijn opgesteld en beschermd zijn tegen bijvoorbeeld stof, warmte en aanrijdingen.
Daarnaast is het belangrijk dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot deze apparatuur. Afgesloten technische ruimtes, computerkasten en patchkasten kunnen helpen om kritieke hardware fysiek te beschermen.
Een goede fysieke beveiliging voorkomt niet dat een cyberaanval plaatsvindt. Wel verklein je hiermee het risico dat een incident wordt verergerd door schade aan of ongewenste toegang tot de apparatuur.
Maak je magazijn klaar voor onverwachte storingen
Een IT-storing in het magazijn of een cyberaanval zijn niet altijd te voorkomen. De gevolgen zijn wel te beperken. Digitale beveiliging en noodprocedures vormen de basis, maar ook de fysieke magazijninrichting speelt een belangrijke rol.
Met duidelijke locatieaanduidingen, strategisch geplaatste voorraad, alternatieve routes en een fysieke noodwerkplek kunnen medewerkers sneller overschakelen op handmatige processen.
Wil je jouw magazijn optimaal inrichten en beter voorbereiden op onverwachte storingen? Neem vrijblijvend contact op met ons team van magazijnspecialisten. We denken graag met je mee over een magazijninrichting die aansluit op jouw logistieke processen.
Veelgestelde vragen
Wat kunnen we fysiek inrichten om ons magazijn voor te bereiden op een IT-storing?
Een veerkrachtig magazijn combineert software met een slimme fysieke lay-out. Richt een vaste, centrale ‘Fallback-zone’ of ‘Nood-hub’ in. Dit is een fysieke werkplek uitgerust met analoge hulpmiddelen: whiteboards voor planning, kasten met geprinte noodformulieren, handmatige pakbonnen en back-up batterijen voor standalone printers.
Zorg daarnaast dat kritieke locaties en looproutes altijd logisch en fysiek genummerd zijn met duidelijke stellingborden, zodat orderpickers de weg vinden zónder digitale barcodes of locatiesturing op hun handterminals.
Hoe beïnvloedt een IT-storing de veiligheid (Arbo) op de werkvloer?
Wanneer systemen uitvallen, ontstaat er vaak direct chaos en stress om de planning toch te halen. Dit verhoogt het risico op ongelukken. Bovendien kunnen digitale veiligheidssystemen (zoals gekoppelde sensoren op heftrucks of geautomatiseerde toegangspoorten) uitvallen.
Het is essentieel om bij een storing direct over te stappen op strikte analoge veiligheidsprotocollen. Dit betekent: direct de snelheid van rijdend materieel verlagen en extra visuele controleurs (spotters) inzetten op drukke kruispunten tussen stellingen.
Wat doen we met inkomende goederen (Inbound) als het WMS/ERP niet werkt?
Zonder IT-systeem kunnen inkomende goederen niet digitaal worden ingeboekt, wat kan leiden tot overvolle expeditiezones en geblokkeerde gangpaden. Richt hiervoor een specifieke quarantaine-zone of bufferlocatie in buiten de reguliere magazijnstellingen (bijvoorbeeld met zware palletstellingen die puur voor tijdelijke opslag zijn gereserveerd).
Label de inkomende pallets handmatig met een fysiek label (inclusief datum en vrachtbriefnummer) en laat ze in de quarantaine-zone staan tot de systemen weer online zijn. Zo blijft de rest van het magazijn toegankelijk en veilig.
Kunnen we handmatig orders blijven picken tijdens een systeemuitval?
Ja, mits er vooraf een analoog fallback-scenario is uitgedacht. Dit werkt het beste volgens het ABC-principe. Zorg dat de absolute hardlopers (A-producten) fysiek op de meest laagdrempelige, ergonomische grijphoogtes liggen (onderin de legbordstellingen).
Tijdens een storing kan het magazijnpersoneel zich focussen op het handmatig picken van deze kritieke A-items via geprinte pakbonnen, terwijl de complexere B- en C-artikelen wachten tot de digitale sturing is hersteld. Dit minimaliseert de omzetderving.
Waarom is ‘Just-in-Time’ (JIT) opslag extra kwetsbaar bij IT-storingen, en wat is het alternatief?
Bij een Just-in-Time strategie zijn de fysieke voorraden minimaal en is de afhankelijkheid van realtime data maximaal. Als de IT uitvalt, stopt de gehele keten direct. Steeds meer bedrijven stappen daarom over op een ‘Just-in-Case’-strategie.
Hierbij richt je extra fysieke opslagcapaciteit in voor strategische buffervoorraden (veiligheidsvoorraad). Door magazijnen efficiënter in te richten met bijvoorbeeld inrijstellingen, kan de opslagcapaciteit per vierkante meter worden verhoogd. Dit geeft het magazijn een fysieke buffer om de operationele continuïteit te garanderen tijdens een IT-storing.
