Wij mochten bijdragen aan iets dat groter is dan opslag
Groei is mooi, maar groei zonder overzicht zorgt voor onrust. Bij Sheltersuit groeide de organisatie de afgelopen jaren snel door meer donaties, hogere productie en de ambitie om distributie in de Benelux zelf te verzorgen. Dat betekende automatisch meer voorraad in eigen beheer en dus meer behoefte aan grip en structuur.
Rozanne Eggenkamp, hoofd productie bij Sheltersuit, was nauw betrokken bij deze ontwikkeling. Bij Sheltersuit draait alles om één missie: warmte geven aan mensen die het nodig hebben, letterlijk en figuurlijk. “Vroeger deden we alles op de achterkant van een bierviltje. Dat is nog maar twee jaar geleden.” Wat begon als een flexibele werkwijze, groeide uit tot een knelpunt. Er ontstond behoefte aan vaste opslaglocaties en professioneel overzicht. Met een passende magazijninrichting mocht Begra bijdragen aan die volgende stap in hun ontwikkeling.
Je zegt geen nee tegen donaties. Maar waar laat je ze als je ruimte tekortkomt?
Sheltersuit werd in 2014 opgericht door Bas Timmer, nadat een vriend zijn vader verloor door onderkoeling in Enschede. Vanaf dat moment was de missie helder: warmte geven aan mensen die het nodig hebben.
Die missie groeide snel uit tot een organisatie met impact op drie fronten. Sheltersuit biedt directe hulp aan mensen zonder thuis met multifunctionele producten zoals de Sheltersuit en Shelterbag. Ze creëren werk en nieuwe kansen in sociale naaiateliers, waar medewerkers een vak leren en ondersteuning krijgen met taallessen en begeleiding. En ze produceren bewust. Door hoogwaardige en gerecyclede materialen te hergebruiken, zoals ingezamelde slaapzakken, verminderen ze afval en maken ze producten die écht verschil maken.
Maar groei brengt ook verantwoordelijkheid met zich mee. Meer donaties betekenen meer materialen. Meer productie vraagt om overzicht en structuur. Want alleen met een goed georganiseerde werk- en opslagruimte kun je blijven doen waar het om draait: mensen warmte geven.
Sheltersuit produceert pakken voor dak- en thuislozen van hoogwaardig restmateriaal, zoals:
- Gedoneerde slaapzakken
- Restmateriaal uit de textielindustrie
- Wind- en waterdichte stoffen
- Gedoneerde ritsen en fournituren
Dat betekent ook een constante stroom van uiteenlopende donaties. Soms komt er een pallet stof binnen. Soms duizenden ritsen tegelijk. Nee zeggen wil je niet. Maar je moet het wel kunnen opslaan.
Daar komt bij dat Sheltersuit ANBI-geregistreerd is. Donaties hebben daardoor een boekhoudkundige waarde en moeten gecontroleerd worden door een accountant. Dat betekent dat je exact moet kunnen aantonen hoeveel materiaal er ligt, wat het waard is en waar het zich bevindt. Zonder vaste opslag en overzicht wordt dat ingewikkeld.
“Als wij 10.000 ritsen binnenkrijgen, dan moet ik die steekproefsgewijs tellen met een accountant. We moeten laten zien waar het ligt en wat het waard is.”
Flexibiliteit bleef belangrijk, maar er moest meer rust en regelmaat komen in het magazijn.
Op tijd klaar vóór het nieuwe jaar
Via Google kwam Sheltersuit bij Begra terecht.
“We hebben jullie als eerste gemaild en kregen ook het snelste reactie.”
Samen werd gekeken naar een oplossing die paste bij de ruimte én bij het type organisatie. Er werd gekozen voor:
Belangrijke eisen waren:
- Passend onder bestaande leidingen aan het plafond
- Veilig in een sociaal atelier
- Robuust en niet kwetsbaar
- Snel leverbaar
Daarnaast speelde timing een grote rol. De installatie vond plaats in de drukke periode voor de feestdagen.
“Ik was zelf uitgegaan van begin dit jaar. Maar met een beetje passen en meten paste het toch nog in jullie planning van vorig jaar.”
Dat snelle schakelen maakte dat Sheltersuit het nieuwe jaar kon starten met een professioneel ingericht magazijn.
Meer structuur, meer ruimte om te helpen
De nieuwe stellingen brachten direct structuur. Donaties en materialen kregen vaste plekken. Voorraad werd overzichtelijk en controleerbaar. Wat eerder zoeken en improviseren was, werd rust en duidelijkheid. In het atelier is dat merkbaar: minder onrust, minder tijdverlies en meer focus op productie. Ook richting de accountant staat alles nu stevig onderbouwd.
Maar het mooiste resultaat zat in iets anders.
“De arbeid en materialen van de installatie hebben al met al toch wel 10 daklozen kunnen helpen.”
Doordat de investering efficiënt werd uitgevoerd, bleef er meer budget over voor waar het bij Sheltersuit om draait: mensen warmte geven. Zo werd een praktische magazijnoplossing ook een stap vooruit in hun maatschappelijke missie.
Snel schakelen en zorgvuldig afronden
Over de samenwerking is Rozanne helder. De aanvraag liep in een drukke periode vlak voor de feestdagen. Zelf ging ze ervan uit dat levering pas begin het nieuwe jaar mogelijk zou zijn. Toch werd er snel geschakeld en paste het project met wat passen en meten in de planning.
“Het contact was heel netjes. Heel adequaat. Snel opgepakt.”
Wat vooral gewaardeerd werd, was de zorgvuldigheid in de uitvoering. Er werd niet gekozen voor snel afronden, maar voor goed afronden.
“Kevin gaf aan: we gaan het niet even snel afraffelen. We gaan het netjes doen, dus ik kom terug.”
Die combinatie van snelheid en kwaliteit typeert volgens Sheltersuit de samenwerking. De aanbeveling is dan ook duidelijk:
“Zeker! Absoluut, absoluut.”
Ook behoefte aan meer structuur in jouw magazijn?
Een magazijn dat meegroeit met je organisatie geeft rust, overzicht en controle. Wacht niet tot zoeken, improviseren en tijdverlies de standaard worden.
Laat je adviseren door Begra en ontdek hoe je met de juiste inrichting vandaag al meer grip krijgt op je magazijn.